KI für alle: Wie Sie mit einfachen Schritten starten

Viele Unternehmen wissen, dass sie sich mit dem Thema KI befassen müssen. Gleichzeitig bleibt die Frage offen, wo man sinnvoll anfangen kann. Wer sich in den Medien umsieht, findet meist Beispiele aus Konzernen wie Google oder SAP. Das klingt weit weg vom eigenen Arbeitsalltag. Dabei muss KI nicht komplex oder teuer sein. Es geht auch einfach. Und zwar sofort.

Dieser Artikel zeigt, wie Sie mit überschaubarem Aufwand erste, konkrete Anwendungen in Ihrem Unternehmen testen können – ohne Vorkenntnisse, ohne Programmierung und ohne große Investitionen.

Der Einstieg beginnt nicht mit Technik, sondern mit Fragen:

Bevor Sie sich für ein Tool entscheiden, sollten Sie sich drei einfache Fragen stellen:

Welche Aufgaben wiederholen sich regelmäßig?
Wo verbringen Teams besonders viel Zeit mit Suchen, Sortieren oder Schreiben?
Wie können wir diese Erkenntnisse nutzen, um erste Erfahrungen zu sammeln

KI lohnt sich dort, wo Menschen Routinen erledigen, obwohl sie lieber etwas anderes tun würden. Es geht nicht darum, Jobs zu ersetzen. Es geht darum, Zeit für Wichtigeres zu gewinnen.

Beispiele aus dem Alltag

Immer ähnliche E-Mails an Kunden schreiben
Interne Protokolle und Besprechungsnotizen erstellen
Daten aus PDFs oder Excel-Tabellen zusammenfassen
Termine koordinieren und Nachfass-E-Mails verschicken
Aufgabenlisten priorisieren, Deadlines überwachen und Vorschläge für eine effizientere Zeiteinteilung machen, z. B. für Projektmanagement.

Werkzeuge, die jeder sofort nutzen kann

Viele denken bei KI an komplexe Software. In Wirklichkeit reicht für den Anfang ein Browser. Tools wie ChatGPT, Perplexity, Notion AI oder auch Microsoft Copilot lassen sich ohne Schulung direkt ausprobieren.

Drei typische Aufgaben, die sich sofort umsetzen lassen:

Texte vorbereiten
- Ein Kollege diktiert Stichpunkte, ChatGPT macht daraus einen freundlichen E-Mail-Entwurf. Das spart Zeit und wirkt professionell.
Zusammenfassungen erstellen
- Sie laden ein Protokoll hoch, und die KI erstellt die wichtigsten Punkte. Das Ergebnis ist oft besser lesbar als das Original.
Inhalte sortieren
- Sie haben eine Liste von Anfragen, die per E-Mail eintreffen? Die KI kann diese nach Stichworten und Kategorien gruppieren, damit Ihr Team schneller sieht, worum es geht.

Ein Beispiel: Der automatische Antwort Helfer

Ein mittelständisches Unternehmen im Maschinenbau erhielt täglich rund 20 Produktanfragen über ein Online-Formular. Die Vertriebs Mitarbeitenden formulierten Antworten per Hand – oft ähnlich, aber mit kleinen Unterschieden. Seitdem ein KI-gestützter Helfer die Texte vorbereitet hat, hat sich der Zeitaufwand halbiert. Die Mitarbeitenden prüfen nur noch die Vorschläge und ergänzen Details.

Die Umsetzung war einfach:

Die Standardantworten wurden als Vorlage definiert
Ein KI-Tool generiert aus den Kundendaten und Produktinfos eine individuelle Antwort
Die Mitarbeitenden senden die Mails mit wenigen Klicks ab
Bei der Entwicklung des Antwort Helfers erfolgte eine rechtliche Prüfung anhand des EU AI Actes und anderer rechtlicher Rahmenbedingungen. Es wurde z.B. streng darauf geachtet keine Kundendaten in den KI Tools zu verwenden

Was man nicht braucht

Für den Einstieg in KI brauchen Sie keine IT-Abteilung, keine neue Hardware und keine Wochen voller Vorbereitung.

Was Sie brauchen

Einen konkreten Anwendungsfall aus dem Alltag
Eine Person, die Lust hat, etwas Neues auszuprobieren
Ein paar Stunden Zeit für Tests und Anpassung

Fehler, die Sie vermeiden sollten:

Zu viel auf einmal wollen: Wer gleich zehn Anwendungen gleichzeitig testen will, überfordert sich. Starten Sie mit einer.
Den „perfekten” Anwendungsfall suchen: Es gibt ihn nicht. Nehmen Sie, was am meisten nervt oder viel Zeit kostet.
Warten, bis andere es vorgemacht haben: Sie verschwenden wertvolle Lernzeit. KI lässt sich nur im Tun verstehen.

Was ein guter erster Test bringt

Ein einfacher KI-Test bringt mehr als nur Effizienz:

Er zeigt, wie schnell erste Ergebnisse möglich sind
Er nimmt dem Thema die Angst
Er fördert Gespräche im Team darüber, was alles möglich ist

Viele Unternehmen berichten, dass der erste Test Lust auf mehr gemacht hat. Oft folgten weitere Ideen für Anwendungen – aus dem Team heraus. Und nach den ersten Erfahrungen wurden die notwendigen strategischen Schritte aufgesetzt, um die Organisationsweite KI Transformation auf die Spur zu bringen

Und was, wenn es nicht klappt?

Dann haben Sie in kurzer Zeit etwas gelernt. Vielleicht war der Anwendungsfall schlecht gewählt. Oder das Tool war nicht passend. Wichtig ist: Sie haben es versucht, Sie haben erste Erfahrungen gemacht und etwas gelernt. Sie sind einen ersten wichtigen Schritt gegangen, der Ihre verständliche Unsicherheit reduziert hat. Und Sie können daraus beim zweiten Mal besser starten.

Unser Vorschlag: Starten Sie mit einem Workshop

Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen: Kommen Sie zu unserem Kick-Off Workshop. Wir bringen Beispiele mit, analysieren Ihre Arbeitsweise und zeigen, welche Tools zu Ihren Anforderungen passen. Gemeinsam finden wir eine einfache Anwendung, die Sie sofort testen können.

Der Workshop dauert einen halben Tag. Danach haben Sie:

Einen ersten konkreten Anwendungsfall
Eine getestete Lösung mit einem passenden Tool
Klarheit darüber, wie Sie weitermachen können

Fazit: Besser anfangen als warten

KI ist zunächst kein großes Projekt, sondern eine Einladung zum Ausprobieren. Wer heute beginnt, gewinnt Erfahrung, spart Zeit und schafft Raum für wichtigere Aufgaben. Es ist wie bei einem Marathonlauf. Zuerst müssen Sie Ihre Laufschuhe anziehen und binden, dann laufen Sie ein paar Meter und wenn Sie die Erfahrung des ersten Laufes gemacht haben, entwickeln Sie Ihre Strategie für den ersten Marathon.